與會(huì)人員對(duì)會(huì)議信息的演示、交流、互動(dòng)等方面的要求也越來越高，而傳統(tǒng)的會(huì)議系統(tǒng)無(wú)法滿足人們這方面的使用需求。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的出現(xiàn)，有效的解決傳統(tǒng)會(huì)議中難以實(shí)現(xiàn)的實(shí)時(shí)交流、互動(dòng)等缺點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了高校會(huì)議室的現(xiàn)代化建設(shè)。
1無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的組成、功能與技術(shù)特點(diǎn)
1.1無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的組成與功能。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)由三大部分組成:服務(wù)器端、會(huì)務(wù)端和客戶終端。
服務(wù)器端可實(shí)現(xiàn)會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議審批、會(huì)議管理等功能，操作人員只要操作網(wǎng)絡(luò)中的任意一臺(tái)電腦，用管理員的身份登錄系統(tǒng)，就可以完成會(huì)議前和會(huì)議后所提供的全部管理操作，方便系統(tǒng)的使用與維護(hù)。
會(huì)務(wù)端是會(huì)議過程中的操作端，負(fù)責(zé)會(huì)議運(yùn)行過程中的資料上傳、界面共享的切換、表決議題的發(fā)起等操作。這部分操作-般由專門的會(huì)議管理人員來負(fù)責(zé)，控制整個(gè)會(huì)議的進(jìn)度，及時(shí)響應(yīng)與會(huì)者在會(huì)議過程中提出的要求。
客戶終端是與會(huì)者客戶端運(yùn)行的界面，可實(shí)現(xiàn)會(huì)議簽到、會(huì)議信息瀏覽、會(huì)議布局瀏覽、與會(huì)人員信息查詢、會(huì)議資料交流、界面共享、投票表決、網(wǎng)上瀏覽、視頻點(diǎn)播、資料導(dǎo)出、呼叫服務(wù)等功能，便于與會(huì)者之間的互動(dòng)操作與交流。
1.2無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的特色優(yōu)勢(shì)。無(wú)紙化會(huì)議管理平臺(tái)可以提供豐富的會(huì)議功能，協(xié)助會(huì)議主辦方對(duì)整個(gè)會(huì)議流程進(jìn)行高效便捷的控制，對(duì)會(huì)前準(zhǔn)備，會(huì)中管理以及會(huì)議會(huì)后歸檔操作提供多種服務(wù)功能，保證會(huì)議正常、有序、安全地進(jìn)行。
無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)終端可支持電子桌牌顯示、簽到圖像采集、多媒體播放、視頻會(huì)議、投票表決、呼叫服務(wù)、辦公文稿閱讀等多種常見的會(huì)議功能，又集成有電子白板、手寫批注、同步文稿演示、文稿導(dǎo)讀、共享到投影儀等高級(jí)會(huì)議功能，充分滿足參會(huì)者的各項(xiàng)需求。
無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)兼容常用操作系統(tǒng)，可以根據(jù)用戶的實(shí)際需求預(yù)裝操作系統(tǒng)，方便用戶做軟件應(yīng)用擴(kuò)展。只要聯(lián)網(wǎng)就可以獲得原廠遠(yuǎn)程協(xié)助、遠(yuǎn)程診斷、軟件更新升級(jí)等，大大縮短了響應(yīng)時(shí)間。支持有線/無(wú)線網(wǎng)絡(luò)連接，適合多種場(chǎng)合需求，系統(tǒng)連接清晰簡(jiǎn)單，可以全部通過網(wǎng)線實(shí)現(xiàn)。
每次開會(huì)，工作人員需要準(zhǔn)備打印會(huì)議資料和桌面席卡，會(huì)前的準(zhǔn)備過程繁瑣，工作量大且缺乏應(yīng)變能力。會(huì)場(chǎng)排位手工管理、機(jī)動(dòng)性差、效率低。會(huì)議簽到、表決、會(huì)討、視頻、數(shù)據(jù)服務(wù)等系統(tǒng)相互獨(dú)立，規(guī)模龐大，集成性差。會(huì)中文件量大，分發(fā)效率不高。與會(huì)人員交互時(shí)需要操作多套設(shè)備(音頻、視頻、文件操作等),增加系統(tǒng)使用難度。與會(huì)人員桌面布局復(fù)雜，物品繁多凌亂。演講信息集中于傳統(tǒng)大屏幕，距離遠(yuǎn)者觀看困難，且不便實(shí)時(shí)交互。會(huì)議中資料修改情況難以記錄，討論過程無(wú)法保存。與會(huì)人員與服務(wù)人員間溝通不暢。會(huì)后文件管理造成巨大的紙張浪費(fèi)，紙質(zhì)材料可能導(dǎo)致泄密，安全無(wú)法保障，對(duì)高端機(jī)密會(huì)議造成嚴(yán)重威脅，可能導(dǎo)致重大損失。
3無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)對(duì)高校多媒體會(huì)議室現(xiàn)狀的改變
無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)全數(shù)字化操作靈活機(jī)動(dòng)，所有電子版會(huì)議資料均可在終端瀏覽及操作，明確與會(huì)者職能和授權(quán)。服務(wù)器端設(shè)定排位信息后直接更新到各終端，無(wú)需人工干預(yù)。無(wú)紙化終端集成各種會(huì)議服務(wù)功能，一臺(tái)終端滿足與會(huì)人員各種需求。與會(huì)人員僅操作無(wú)紙化終端，觸摸屏操作簡(jiǎn)單靈活便捷。桌面整潔有序，美觀大方。與會(huì)人員可操作個(gè)人終端，調(diào)整最佳視角，不再為距離苦惱。歸檔方式可自由選擇、將討論的會(huì)議文件重點(diǎn)做上標(biāo)注、便于會(huì)后整理、存檔。會(huì)議呼叫一鍵完成，不再干擾會(huì)議進(jìn)程。會(huì)議資料瀏覽、下載權(quán)限由管理員控制，獨(dú)創(chuàng)保密方案確保信息安全，防黑客設(shè)計(jì)保障會(huì)議不受干擾，有助力實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，全力推行電子政務(wù)，推進(jìn)高校的現(xiàn)代化建設(shè)。
4無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的具體應(yīng)用
無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)全數(shù)字化操作靈活機(jī)動(dòng)，所有電子版會(huì)議資料均可在終端瀏覽及操作，明確與會(huì)者職能和授權(quán)。服務(wù)器端設(shè)定排位信息后直接更新到各終端，無(wú)需人工干預(yù)。無(wú)紙化終端集成各種會(huì)議服務(wù)功能，一臺(tái)終端滿足與會(huì)人員各種需求。與會(huì)人員僅操作無(wú)紙化終端，觸摸屏操作簡(jiǎn)單靈活便捷。桌面整潔有序，美觀大方。與會(huì)人員可操作個(gè)人終端，調(diào)整最佳視角，不再為距離苦惱。歸檔方式可自由選擇、將討論的會(huì)議文件重點(diǎn)做上標(biāo)注、便于會(huì)后整理、存檔。會(huì)議呼叫一鍵完成，不再干擾會(huì)議進(jìn)程。會(huì)議資料瀏覽、下載權(quán)限由管理員控制，獨(dú)創(chuàng)保密方案確保信息安全，防黑客設(shè)計(jì)保障會(huì)議不受干擾，有助力實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，全力推行電子政務(wù)，推進(jìn)高校的現(xiàn)代化建設(shè)。
4.1電子桌牌信息顯示。電子桌牌能夠顯示會(huì)議名稱、會(huì)議主題、參會(huì)者人名(支持中英同時(shí)顯示等信息，可編輯字體、字號(hào)、顏色、自定義編輯及調(diào)整背景模板，大大減輕了工作人員的工作量。
4.2會(huì)議簽到。可以實(shí)現(xiàn)所有參會(huì)人員電子簽到，視頻拍照、原筆跡手寫簽名，自動(dòng)記錄，統(tǒng)計(jì)會(huì)議出席情況，簽到狀態(tài)統(tǒng)計(jì)、查詢，統(tǒng)計(jì)結(jié)果可直接導(dǎo)出為exce1文件。能夠根據(jù)簽到信息自動(dòng)為與會(huì)者分配會(huì)議文件，簡(jiǎn)化了工作程序。
4.3會(huì)議信息。顯示參會(huì)人員信息列表，簽到時(shí)間、座位號(hào)及顯示座位示意圖，方便參會(huì)人員查看會(huì)議的所有文稿內(nèi)容以及詳細(xì)的會(huì)議日程安排。
4.4演示文稿?？梢灾С謜ord/ppt/exce1/pdf/txt/dwg圖紙等常見格式的文稿閱覽，支持滑屏、拖動(dòng)、縮放查看資料,能夠打開U盤文稿和服務(wù)器文稿。
4.5視頻點(diǎn)播。支持多種格式的流媒體視頻播放、支持本地視頻以及服務(wù)器視頻播放，支持rmvb、wmv、flv、rm、mp4等視頻格式。
4.6投票表決。提供會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)表決功能，可設(shè)置投票形式、投票結(jié)果快速統(tǒng)計(jì)及顯示，支持多種投票模式(記名/匿名/棄權(quán))，投票結(jié)果可導(dǎo)出打印。
4.7呼叫服務(wù)。會(huì)議過程中可以提醒會(huì)務(wù)人員為會(huì)議提供各種服務(wù)，不影響會(huì)議的正常進(jìn)行。
4.8同步演示?？蓪⒔K端上播放的演講稿同步到投影儀或其他參會(huì)人員的終端上;會(huì)議文件同步演示時(shí)，可選擇查閱原文或者其他會(huì)議文件。
4.9網(wǎng)上瀏覽。自帶瀏覽器，可以上網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁(yè)，進(jìn)行網(wǎng)上沖浪，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公。
4.10資料導(dǎo)出。會(huì)議資料信息可導(dǎo)出至U盤等移動(dòng)工具，保證了文件的安全性和可利用性。
4.11遠(yuǎn)程控制。通過后臺(tái)管理服務(wù)器可以遠(yuǎn)程對(duì)電子桌牌內(nèi)容、座位編排、會(huì)議概況、會(huì)議流程、會(huì)議投票、視頻會(huì)議等進(jìn)行設(shè)置和管理，大大提高了工作人員的工作效率。
無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)可以根據(jù)實(shí)際會(huì)議室的需求增加或刪減應(yīng)用功能，滿足不同會(huì)議的不同需求。
5結(jié)束語(yǔ)
無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了高校多媒體會(huì)議室互動(dòng)式的需求。技術(shù)先進(jìn)、成本低、易于實(shí)現(xiàn)、便于維護(hù)等特點(diǎn)，使其能夠廣泛應(yīng)用于對(duì)信息交流要求比較高的高校。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)為參會(huì)人員提供了絕佳的數(shù)字化辦公體驗(yàn)，所有的操作通過一臺(tái)終端完成，簡(jiǎn)化了紙質(zhì)文件的使用，極大地推進(jìn)了無(wú)紙化會(huì)議辦公水平的發(fā)展與進(jìn)步。
